Diagrama Gantt este un grafic în care fiecare sarcină a unui proiect apare ca o bară orizontală, așezată pe o axă a timpului. Lungimea barei arată durata, iar legăturile dintre bare arată ce trebuie terminat înainte ca altceva să înceapă. Pe baza acestor legături se găsește drumul critic, adică șirul de sarcini care stabilește data de final a întregului proiect.
Ce arată o diagramă Gantt?
O diagramă Gantt arată, pe un singur grafic, ce sarcini are proiectul, când începe și se termină fiecare și cum depind unele de altele. Pe verticală se trec sarcinile, de sus în jos, în ordinea logică a lucrului. Pe orizontală se află calendarul, în zile sau săptămâni. Elementele obișnuite ale graficului sunt:
- Barele de sarcină, cu lungimea proporțională cu durata.
- Săgețile de dependență, care leagă sfârșitul unei sarcini de începutul alteia.
- Jaloanele, momente fără durată (predarea unui livrabil, aprobarea unui buget), desenate de obicei ca romburi.
- Linia zilei curente, care arată dacă lucrul este în urmă sau înainte de plan.
- Gradul de realizare, marcat prin umplerea parțială a fiecărei bare.
Cum se construiește o diagramă Gantt pas cu pas?
O diagramă Gantt se construiește pornind de la lista completă a sarcinilor, nu de la calendar.
- Se împarte proiectul în sarcini de 1–10 zile, suficient de mici ca să poată fi estimate și urmărite.
- Se estimează durata fiecăreia în zile lucrătoare, cu ajutorul celor care o vor executa.
- Se stabilește, pentru fiecare sarcină, ce trebuie terminat înainte ca ea să înceapă.
- Se așază barele pe calendar, ținând cont de zilele libere și de concediile echipei.
- Se marchează drumul critic și se trec jaloanele.
- Se numește un responsabil pentru fiecare bară.
Pentru proiectele noi, etapele de pregătire dinaintea acestui plan sunt descrise în articolul despre pașii pentru începerea unor noi proiecte.
Ce tipuri de dependențe există între sarcini?
Între sarcinile unui proiect există patru tipuri de dependențe, dintre care cea mai folosită este „terminare–început”: a doua sarcină poate începe doar după ce prima s-a încheiat. Varianta „început–început” permite pornirea simultană a două activități, de exemplu redactarea textelor și alegerea fotografiilor. „Terminare–terminare” leagă două sarcini care trebuie să se încheie împreună, iar „început–terminare” apare rar, la predări de tură sau la înlocuirea unui sistem vechi cu unul nou.
Ce este drumul critic într-un proiect?
Drumul critic este cel mai lung șir de sarcini legate între ele, de la începutul până la sfârșitul proiectului, iar durata lui este durata minimă a întregului proiect. Orice zi de întârziere pe drumul critic mută data de final cu o zi. Sarcinile din afara lui au o rezervă de timp, numită și marjă, în care pot întârzia fără efect asupra termenului.
Exemplul de mai jos descrie lansarea site-ului unei firme mici, cu durate în zile lucrătoare.
| Sarcină | Durată | Depinde de | Zilele planificate | Rezervă |
|---|---|---|---|---|
| A. Structura și conținutul cerut | 3 zile | — | 1–3 | 0 |
| B. Redactarea textelor | 5 zile | A | 4–8 | 9 zile |
| C. Designul paginilor | 6 zile | A | 4–9 | 0 |
| D. Programarea | 8 zile | C | 10–17 | 0 |
| E. Încărcarea textelor | 2 zile | B și D | 18–19 | 0 |
| F. Testarea | 3 zile | E | 20–22 | 0 |
Drumul critic este A–C–D–E–F, cu 22 de zile lucrătoare. Ramura A–B–E–F are doar 13 zile, așa că redactarea textelor poate întârzia până la 9 zile fără să mute lansarea. Dacă proiectul trebuie scurtat, efortul suplimentar se pune pe design și programare, nu pe texte.
Cum se urmărește un proiect cu ajutorul diagramei Gantt?
Un proiect se urmărește actualizând diagrama Gantt o dată pe săptămână, cu procentul real de realizare al fiecărei sarcini. Comparația dintre planul inițial, păstrat ca referință, și situația reală arată imediat unde apar abaterile. O sarcină critică rămasă în urmă cere decizie în aceeași săptămână: mai mulți oameni, o sarcină redusă sau un termen nou comunicat din timp. Momentele de revizuire pot fi legate de ședințele de planificare trimestrială.
Ce greșeli apar frecvent în diagramele Gantt?
Cea mai frecventă greșeală în diagramele Gantt este planificarea fiecărei persoane la 100% din timp, fără loc pentru e-mailuri, ședințe și imprevizibil. Sarcinile prea mari și dependențele lipsă fac, la rândul lor, graficul să pară mai scurt decât este. Când aceiași oameni lucrează la mai multe proiecte, suprapunerile trebuie verificate între grafice, după principiile din ghidul despre gestionarea timpului în proiecte simultane. Un grafic care arată constant întârzieri mari este și un semnal pentru o analiză mai largă, descrisă în articolul despre momentul închiderii unui proiect nefolositor.
