Un proiect nou poate porni de la o nevoie concreta a companiei, de la o oportunitate aparuta pe piata sau de la dorinta de a dezvolta o anumita directie. Indiferent de punctul de plecare, este util ca ideea initiala sa fie clarificata inainte de a trece la actiuni concrete. Obiectivul urmarit va influenta deciziile care trebuie luate ulterior.
Pentru unele firme, un nou proiect poate insemna si participarea la achizitii publice, atunci cand produsele, serviciile sau lucrarile oferite corespund unor astfel de oportunitati. Participarea presupune respectarea cerintelor procedurii respective, iar documentatia si termenele trebuie analizate pentru fiecare situatie in parte. Aici, poate fi utila colaborarea cu un consultant specializat.
Alte proiecte pot urmari lansarea unei activitati, dezvoltarea unui serviciu, realizarea unei investitii sau folosirea unei oportunitati de finantare. Aceste variante au particularitati diferite, astfel ca pasii necesari nu pot fi stabiliti dupa acelasi model in toate cazurile.
Clarifica de unde pornesti si unde vrei sa ajungi
Daca proiectul are nevoie de finantare si vrei sa afli ce oportunitati pot fi luate in considerare, poti apela la servicii de consultanta fonduri europene nerambursabile. In functie de situatia concreta, pot fi analizate conditiile programelor disponibile, eligibilitatea solicitantului si legatura dintre investitia propusa si cerintele aplicabile.
Odata identificata directia, ideea trebuie definita mai precis. Este util sa stabilesti ce rezultat urmaresti, cui se adreseaza proiectul si ce presupune realizarea lui. Aceste repere ajuta la delimitarea proiectului si la evitarea unei abordari prea generale, in care obiectivele se pot schimba frecvent pe parcurs.
Daca proiectul presupune si inceperea unei activitati economice, una dintre primele decizii poate fi alegerea formei de organizare. De exemplu, pentru a te decide daca alegi PFA sau SRL, poti sa iei in calcul caracteristicile activitatii pe care o vei desfasura si situatia ta concreta. Nu exista o varianta potrivita in mod universal pentru orice initiativa.
In aceasta prima etapa, poti incerca sa raspunzi la cateva intrebari:
- Ce problema sau nevoie sta la baza proiectului?
- Ce resurse sunt deja disponibile?
- Ce informatii mai trebuie obtinute?
- Exista conditii care trebuie indeplinite inainte de incepere?
- Ce factori externi ar putea influenta proiectul?
Stabileste cine face ce si cand
Dupa ce proiectul este conturat, atentia se poate muta asupra modului in care va fi pus in practica. Chiar si o idee bine definita poate deveni dificil de gestionat daca sarcinile nu sunt impartite, termenele nu sunt stabilite sau persoanele implicate nu stiu ce au de facut.
Responsabilitatile pot fi distribuite in functie de experienta si rolul fiecarui participant. Unele persoane se pot ocupa de documente, altele de partea tehnica, relatia cu furnizorii sau coordonarea activitatilor. Pentru proiectele mai mici, aceeasi persoana poate avea mai multe responsabilitati, dar este util ca acestea sa fie cunoscute de la inceput.
Calendarul trebuie sa tina cont si de legaturile dintre activitati. Unele sarcini pot incepe imediat, in timp ce altele depind de finalizarea unei etape anterioare. Identificarea acestor legaturi ajuta la stabilirea unei ordini logice si la observarea din timp a etapelor care pot influenta intregul proiect.
Pe parcursul organizarii pot aparea situatii care necesita o atentie suplimentara. Cateva exemple arata ce poate fi util in astfel de cazuri:
Situatie care poate aparea
Ce poate ajuta
Mai multe sarcini in acelasi timp
Stabilirea prioritatilor
O activitate depinde de alta
Identificarea ordinii potrivite
Sunt implicate mai multe persoane
Desemnarea unui responsabil pentru fiecare zona
Informatiile vin din surse diferite
Centralizarea lor intr-un singur loc
Exista termene apropiate
Urmarirea periodica a calendarului
Urmareste proiectul dupa ce a inceput
Pornirea proiectului nu inseamna ca planul initial trebuie urmat fara nicio schimbare. Pe parcurs pot aparea informatii noi, intarzieri, costuri neprevazute sau situatii care modifica anumite etape. Urmarirea evolutiei permite observarea diferentelor dintre ceea ce a fost planificat si ceea ce se intampla in realitate.
Este util ca verificarile sa fie facute in raport cu obiectivele stabilite, nu doar cu numarul de sarcini finalizate. Un proiect poate avansa conform calendarului, dar rezultatele obtinute sa nu fie cele asteptate. In astfel de cazuri, poate fi necesara ajustarea unor actiuni fara schimbarea obiectivului principal.
Si documentarea deciziilor poate fi utila, mai ales atunci cand sunt implicate mai multe persoane sau proiectul se desfasoara pe o perioada mai lunga. Pastrarea unei evidente asupra modificarilor, aprobarilor si etapelor finalizate poate face mai usor de urmarit parcursul proiectului.
Pe parcurs, merita sa urmaresti aspecte precum:
- Diferentele dintre calendarul estimat si situatia actuala
- Problemele care impiedica avansarea unor activitati
- Modificarile aparute fata de planul initial
- Deciziile care trebuie luate pentru etapa urmatoare
- Rezultatele obtinute pana in acel moment
Un proiect bun incepe cu pasi bine definiti
Nu toate proiectele au aceeasi complexitate si nici nu necesita acelasi mod de lucru. Unele pot fi puse in practica intr-un timp relativ scurt, in timp ce altele presupun mai multe persoane, etape si conditii care trebuie indeplinite.
Clarificarea ideii, organizarea activitatilor si urmarirea progresului au roluri diferite in parcursul unui proiect. Atunci cand fiecare etapa este tratata separat si adaptata situatiei concrete, devine mai usor sa pastrezi directia stabilita si sa iei decizii pe masura ce proiectul avanseaza.
