Sistemul național ROe-Factura este modul prin care ANAF obține o imagine mai clară asupra tranzacțiilor comerciale dintre firme. Este un sistem electronic de verificare a facturilor, în esență, o modalitate de control, combatere și prevenire a evaziunii fiscale. Dacă până la data obligatorie de implementare a sistemului 1 ianuarie 2024 au fost anunțate anumite termene și amenzi e-Factura, lucrurile s-au schimbat între timp în urma discuțiilor dintre antreprenori și Ministerul Finanțelor.
Practic, începând cu 1 ianuarie 2024, sistemul e-Factura a devenit obligatoriu în România. Acest lucru a însemnat o nouă provocare pentru antreprenori care au fost nevoiți să se adapteze foarte rapid la o serie de schimbări.
e-Factura 2024. Ce s-a dorit inițial
Trecerea de la factura pe hârtie la factura electronică s-a stabilit să se facă etapizat. În primul rând, în primele 6 luni ale anului 2024 facturile pe hârtie vor funcționa în paralel cu e-Factura. Inițial, s-a stabilit ca până pe 31 martie 2024 să nu fie aplicate sancțiuni, urmând ca de la 1 aprilie 2024 să se dea amenzi pentru nedepunerea facturilor electronice pe portalul ANAF.
Companiile românești însă au întâmpinat o serie de probleme la integrarea cu sistemul e-Factura. Tocmai de aceea, autoritățile au prelungit, prin Ordonanța de Urgență 30/2024, publicată în Monitorul Oficial nr. 272 din 29 martie 2024, termenul până la care se aplică sancțiuni pentru neutilizarea sistemului e-Factura.
Astfel, Ministerul Finanţelor a extins perioada în care nu sunt aplicate amenzi e-Factura pentru nerespectarea termenului limită de cinci zile lucrătoare prevăzut pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura, până la 31 mai 2024.
Decizia de a amâna termenele de integrare cu sistemul ANAF și aplicarea amenzilor e-Factura a fost luată la presiunea mediului de afaceri care a atenționat în multiple rânduri autoritățile că nu toate firmele vor putea să-și adapteze sistemele informatice la noile cerințe.
Începând cu 1 iulie 2024, toate facturile se vor depune și primi doar prin serverul ANAF. o companie poate opta să primească, în continuare, și facturi pe hârtie, dar trebuie să verifice dacă acestea au fost încărcate și pe ANAF. În caz contrar, facturile nu va fi luate în considerare, nefiind considerate legale.
Valoarea amenzilor e-Factura rămâne aceeași
Cum se știa deja, nerespectarea cerințelor de integrare cu sistemul Ro e-Factura (nedepunere sau nedepunere la termen a facturilor prin SPV) se sancționează cu amendă. După 31 mai, noua dată limită, situația nu se schimbă, iar OUG 30/2024 păstrează aceleași valori:
- Amenzi de la 5.000 la 10.000 pentru contribuabilii mari (aproximativ 2500 de companii)
- Amenzi între 2.500 și 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii (peste 20.000 de companii)
- Amenzi între 1.000 și 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și categorii de contribuabili mici.
Cuantumul unei amenzi e-Factura se calculează în funcție de gravitatea faptei: numărul de facturi netransmise, valoarea acestora, existența unor avertismente, repetitivitatea faptei, natura produselor etc. Autoritățile menționează că amenzile pentru facturile care includ produse cu risc mare de evaziune fiscală se vor apropia de plafonul maxim.
Important de menționat este și că, după 1 iulie, legislația prevede și o altă sancțiune ce poate fi mai costisitoare. Companiile care, după acest termen, acceptă și înregistrează în contabilitate o factură care nu este transmisă prin RO e-Factura vor primi o amendă de 15% din valoarea facturii.
De asemenea, tot de la 1 iulie, termenul limită devine 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.
Amenzi e-Factura. Ce se dorește în viitor
Practic noua ordonanță de urgență adaugă în Legea 296/2023 și sintagma „pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine în cursul unei luni calendaristice”. Astfel, se evită interpretările potrivit cărora firmele riscau amenzi multiple pentru mai multe abateri în aceeași lună.
Extinderea perioadei în care nu se aplică amenzi e-Factura pentru nerespectarea termenului pentru transmiterea facturilor în SPV a fost solicitată de mediul de afaceri. Prelungirea cu 2 luni a acestei perioade a fost considerată rezonabilă pentru a permite firmelor să își continue adaptarea procedurilor și sistemelor pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, fără a fi sancționații.
Recent, Ministerul Finanțelor a anunțat că s-a lansat versiunea simplificată a aplicaţiei e-Factura. Versiunea îmbunătăţită vine cu o interfaţă intuitivă şi funcţionalităţi mai uşor de utilizat, astfel încât utilizatori să poată emite facturi în conformitate cu cerinţele fiscale, într-un mod rapid şi eficient.
În ciuda acestei adoptării masive, firmele sunt nemulțumite că documentele nu ajung la ANAF din cauza problemelor tehnice care persistă în infrastructura instituţiei financiare. Sistemul RO e-Factura a hotărât utilizarea unui singur format digital (XML) care permite înțelegerea și procesarea rapidă a facturilor de către un software.
Pentru a se adapta cât mai ușor, pentru a reduce nivelul de stres provocat de digitalizarea facturării şi pentru a evita posibile amenzi, cele mai multe firme din România folosesc un soft integrat cu e-Facturaașa cum este cel dezvoltat de echipa NextUp care transmite automat, din câteva click-uri, facturile în SPV.
