O firma de distributie traieste din viteza. Comenzile vin de la magazine, de la agenti de vanzari sau direct din platforme online, iar marfa trebuie pregatita, incarcata si livrata in aceeasi zi sau a doua zi. Orice intarziere se vede imediat la client, care are si el rafturi de umplut si cumparatori care nu asteapta.
Cand comenzile sunt preluate in mai multe locuri, apar dubluri, produse uitate si facturi emise cu date gresite. Un sistem ERP poate aduna comenzile, stocurile, livrarile si facturarea intr-un singur loc, astfel incat depozitul, vanzarile si contabilitatea sa vada aceeasi situatie in acelasi moment.
Diferenta se simte mai ales in zilele aglomerate. Atunci fiecare minut pierdut cu cautarea unei informatii se transforma intr-un camion care pleaca mai tarziu din curte.
Comenzile preluate din teren
Agentii care viziteaza magazinele noteaza des comenzile pe hartie sau in telefon si le trimit seara la birou. Pana a doua zi, o parte din produse pot sa nu mai fie pe stoc. Firmele care lucreaza cu un partener local, cum se intampla des in proiectele de tip Odoo Romania, pot oferi agentilor acces direct la stocul actualizat, chiar din teren.
Un agent care vede in timp real ce este disponibil poate propune clientului un produs inlocuitor pe loc. Comanda ajunge apoi direct in sistem, fara sa mai fie rescrisa de cineva de la birou si fara riscul unei greseli de transcriere.
Pentru un agent de vanzari, accesul la datele comune poate schimba destul de mult felul in care isi organizeaza ziua de lucru:
- stocul disponibil inainte de a promite o livrare
- istoricul comenzilor pentru fiecare client
- soldul neincasat al magazinului vizitat
- preturile si promotiile valabile in acea saptamana
- stadiul livrarilor deja facute
Depozitul si pregatirea marfii
In depozit, ordinea in care sunt pregatite comenzile conteaza mult. Un sistem de tip ERP distributie poate grupa comenzile pe trasee si pe ore de plecare, astfel incat marfa sa fie pregatita in ordinea in care va fi descarcata la clienti.
Cand fiecare produs are o locatie clara pe raft, timpul de cautare scade. Lucratorii noi invata mai repede depozitul, chiar si in perioadele cu volum mare, iar inventarul de la sfarsitul lunii devine o verificare, nu o operatiune de cateva zile care opreste livrarile.
Scanarea produselor la iesirea din depozit reduce greselile si lasa o urma clara pentru fiecare colet. O cutie pusa gresit in camion este observata inainte sa plece masina, nu dupa reclamatia clientului.
Livrarile si traseele zilnice
Planificarea traseelor este o activitate care se face de multe ori din experienta soferilor. Functioneaza, dar depinde de oamenii care cunosc zona si devine greu de gestionat cand flota creste sau cand un sofer lipseste.
Cand comenzile, adresele si orele de livrare sunt in acelasi sistem, traseele pot fi stabilite mai usor, iar clientii pot primi o ora aproximativa de sosire. Retururile si marfa refuzata sunt inregistrate pe loc, fara hartii care se pierd pe drum. Seara, biroul stie exact ce s-a livrat si ce s-a intors in depozit.
O zi de livrari bine organizata urmeaza de obicei cativa pasi clari, care se repeta in fiecare dimineata:
- comenzile se inchid la o ora stabilita
- marfa se pregateste pe trasee
- documentele se emit inainte de incarcare
- soferii confirma livrarea la fiecare client
- retururile se inregistreaza la intoarcere
Facturarea si incasarile
In distributie, marjele sunt mici, iar banii neincasati la timp pot crea probleme serioase. Cand facturile pleaca automat odata cu livrarea, nu mai exista perioade in care marfa a ajuns la client, dar documentul inca nu a fost emis.
Departamentul financiar poate urmari zilnic ce clienti au sume restante. Agentii pot fi anuntati inainte de vizita, ca sa discute plata cu magazinul intr-un mod calm, pe baza unor cifre pe care ambele parti le vad la fel.
Legatura dintre livrari si incasari ajuta si la stabilirea limitelor de credit. Un client care plateste constant cu intarziere poate fi observat din timp, inainte ca suma datorata sa devina mare.
Clientii mari si conditiile speciale
Lanturile de magazine si clientii cu volume mari vin de obicei cu reguli proprii. Au preturi negociate separat, ferestre stricte de livrare, coduri de produs diferite si cerinte speciale pentru etichetare sau pentru documentele care insotesc marfa. Tinute in minte sau in fisiere separate, aceste conditii se pierd usor.
Cand fiecare client are conditiile salvate in sistem, comanda este preluata direct cu pretul corect si cu instructiunile de livrare potrivite. Echipa din depozit vede de la inceput ce trebuie respectat si nu mai afla abia la receptie ca un palet trebuia pregatit altfel.
Pentru firma de distributie, respectarea constanta a acestor reguli inseamna mai putine refuzuri la receptie si mai putine penalitati. Relatia cu clientii importanti devine mai stabila, iar discutiile anuale de contract pornesc de la un istoric clar al livrarilor.
Ce castiga o firma de distributie
Dupa cateva luni de lucru cu date comune, firma are o imagine clara asupra produselor care se vand repede si a celor care stau pe raft. Aprovizionarea poate fi ajustata, iar spatiul din depozit poate fi folosit mai bine.
Clientii observa mai ales punctualitatea. Comenzile complete, livrate la ora promisa si cu documente corecte, construiesc increderea mai mult decat orice discount. Un client multumit de ritmul livrarilor are mai putine motive sa caute alt furnizor.
Pentru echipa interna, castigul este o zi de lucru mai previzibila. Mai putine telefoane de verificare, mai putine corecturi de facturi si mai mult timp pentru clientii care aduc volumul cel mai mare.
