In ultimii ani, intrebarile primite de furnizori s-au schimbat. Pe langa pret, termen si calitate, in chestionarele trimise de clientii mari au aparut si lucruri legate de mediu, de materiale si de felul in care sunt facute produsele.
Pentru multe firme mici, intrebarile astea vin ca o surpriza. O certificare ISO pe partea de mediu devine subiect de discutie atunci cand un partener trimite un formular cu intrebari la care firma nu are inca raspunsuri.
Presiunea nu vine de obicei direct de la autoritati, ci de la clienti. Ei au propriile cerinte si le transmit mai departe in lantul de furnizori, pana ajung la firme mici care nu auzisera de ele pana in momentul acela.
Etichetele si informatiile de pe produse
O parte din cerinte tin de ce scrie efectiv pe produs sau pe ambalaj. Consumatorii se uita din ce in ce mai des la informatiile astea, iar magazinele mari le cer de la furnizori inainte sa accepte un produs la raft.
Subiecte precum eticheta verde apar in discutii tocmai din acest motiv. O firma mica poate afla ca are nevoie de o astfel de informatie si incepe sa se documenteze, fara sa stie exact ce inseamna, ce presupune din partea ei si cat ar costa.
Situatia se complica deoarece in acest domeniu exista mai multe notiuni diferite cu denumiri asemanatoare. Unele sunt cerinte legale, altele sunt scheme voluntare, iar altele sunt doar afirmatii pe care si le asuma producatorul, fara nicio verificare din afara si fara vreun document in spate.
Legatura cu partea de organizare
Multe firme sunt surprinse sa constate cat de mult din raspuns tine de organizare, nu de tehnologie. Ca sa poti spune ceva despre un produs, trebuie sa stii de unde vin materialele, cine ti le-a vandut, cand si ce documente ai primit odata cu ele.
De aceea, firmele care au deja ceva implementat pornesc din alt punct. O firma care s-a interesat de pret ISO 9001, standardul pentru managementul calitatii, si a construit o evidenta a furnizorilor are deja o parte importanta din informatiile cerute, chiar daca nu le-a strans pentru motivul asta, ci pentru altceva.
Firmele care nu au evidente scrise pot descoperi ca le este greu sa raspunda la intrebari simple. De unde vine un material, de cand lucreaza cu furnizorul respectiv si ce documente exista pentru ultimele livrari primite.
Intrebarile primite de la parteneri
Formularele trimise de clientii mari seamana destul de mult intre ele, indiferent de domeniu. Sunt lungi, scrise intr-un limbaj tehnic si contin de obicei cateva intrebari la care o firma mica poate raspunde foarte usor.
Ce apare cel mai des in astfel de chestionare, dincolo de formularile complicate in care sunt scrise, se reduce la cateva intrebari concrete:
- de unde provin materialele folosite
- ce se intampla cu deseurile rezultate
- ce documente exista de la furnizori
- daca exista o persoana responsabila cu aceste lucruri
- daca firma are ceva implementat si verificat din afara
Ultimul punct e cel care deschide de obicei discutia despre un standard. Pana atunci, raspunsurile se dau adesea din memorie, iar clientii mari solicita de obicei mai mult, pentru ca si ei trebuie sa demonstreze ceva mai departe.
Pasii pentru un raspuns clar
Cand ajunge un astfel de formular, prima reactie poate fi amanarea. Pare complicat, nu este clar de unde trebuie inceput si se lasa pentru mai tarziu, iar apoi clientul revine cu un termen scurt si cu o nota de urgenta.
O abordare utila este ca formularul sa fie completat pe etape, in aceasta ordine, fara sa se incerce rezolvarea lui dintr-o data si fara sa fie implicata toata firma:
- se marcheaza intrebarile la care se poate raspunde acum
- se strang documentele existente de la furnizori
- se intreaba clientul ce accepta si in ce forma
- se raspunde la ce se poate, cu ce exista
- se stabileste un termen pentru restul
Pasul trei poate scurta mult procesul. Unii clienti accepta raspunsuri mai simple decat cele presupuse de furnizor, iar altii nu stiu exact ce au cerut, pentru ca au preluat formularul de la altcineva din lantul lor de furnizori.
Eticheta si sistemul din spate
Exista o diferenta importanta intre o afirmatie pusa pe un ambalaj si un sistem verificat de cineva din afara. Prima poate fi facuta oricand, fara verificare. A doua presupune documente, evidente tinute constant si o verificare periodica facuta din afara.
Clientii mari au invatat sa faca distinctia asta si intreaba din ce in ce mai precis. Nu mai este suficienta o declaratie privind grija fata de mediu, ci se cere o dovada: ce documente exista si cine a verificat aceste lucruri.
Pentru o firma mica, asta inseamna un efort real la inceput si mult mai putin dupa aceea. Odata construite evidentele, raspunsul la urmatorul formular se poate da mult mai repede.
Directia in care merge piata
Aceste cerinte par sa devina tot mai frecvente. Firmele care le primesc acum de la un singur client vor primi probabil acelasi gen de intrebari si de la altii, in urmatorii ani.
Cine pregateste lucrurile din timp ajunge sa raspunda fara efort si uneori chiar castiga contracte din asta. Un furnizor care raspunde complet si repede poate fi preferat unuia care are nevoie de mult timp de pregatire.
Firmele care amana ajung sa le rezolve oricum, dar sub presiune si cu un termen impus din afara. Costul poate fi similar, doar ca apare intr-un moment mai putin potrivit.
