In fiecare an, multe firme descopera la jumatatea lui noiembrie ca locatiile bune sunt deja ocupate. Vinerile din decembrie se rezerva primele, uneori inca din vara. Cine incepe tarziu alege din ce a ramas, de obicei la preturi mai mari si cu mai putine variante de meniu.
O petrecere de Craciun corporate reusita are nevoie de aproximativ opt saptamani de pregatire. Octombrie este luna potrivita pentru primii pasi. Bugetul se aproba, data se fixeaza, iar persoana care se ocupa de organizare afla exact ce are de facut si pana cand.
Munca se poate imparti pe saptamani. Nu e o regula stricta. E un reper care ajuta la evitarea greselilor tipice de ultim moment, cele care costa bani si nervi in ultima luna a anului.
Primele decizii, in octombrie
Prima discutie din firma stabileste bugetul, numarul aproximativ de participanti si formatul serii. Cu aceste date, ofertele de catering evenimente Bucuresti pot fi cerute si comparate corect. Fara ele, fiecare furnizor raspunde la alta intrebare, iar comparatia devine imposibila.
Data merita aleasa cu atentie, pentru ca influenteaza aproape toate costurile care urmeaza. Cererea difera mult in functie de perioada aleasa in decembrie:
| Perioada | Cerere | Observatii |
|---|---|---|
| Joi sau vineri, 10 – 20 decembrie | foarte mare | se rezerva din septembrie |
| Luni – miercuri, aceeasi perioada | medie | oferte mai flexibile |
| Prima saptamana din decembrie | moderata | risc mic de suprapuneri |
O zi din mijlocul saptamanii poate reduce vizibil costul locatiei. Compromisul e ora de final, fiindca a doua zi este zi lucratoare. Multe echipe accepta asta fara probleme daca petrecerea se termina pe la miezul noptii si exista transport spre casa.
Rezervarile care nu pot astepta
Firmele care apeleaza la organizare evenimente corporate Bucuresti primesc de obicei un pachet cu locatie, meniu si personal. Cele care organizeaza singure trebuie sa blocheze fiecare element separat. Ordinea conteaza.
Unele servicii se epuizeaza mult mai repede decat altele, iar o intarziere de doua saptamani poate insemna alt furnizor decat cel dorit. Ordinea recomandata pentru rezervari, pana la sfarsitul lui octombrie, arata cam asa:
- locatia, cu contract semnat si avans platit
- mancarea si bauturile, daca nu sunt incluse in locatie
- muzica, fie DJ, fie trupa live
- fotograful si eventualele animatii
- transportul de la birou, daca e nevoie
Trupele live si fotografii buni au adesea foarte putine seri libere in decembrie. Un avans platit devreme blocheaza data. Anularea, cand devine necesara, costa de regula mai putin decat o rezervare facuta in graba, cu ce a mai ramas disponibil.
Invitatiile si lista finala
Invitatiile pleaca, ideal, la inceputul lui noiembrie, cu cinci sau sase saptamani inainte. Un mesaj trimis prea devreme se uita. Unul trimis prea tarziu se loveste de concedii, de calatorii in familie si de alte petreceri deja programate.
Formatul poate fi un e-mail simplu sau o invitatie tiparita, in functie de stilul firmei. Conteaza continutul. O invitatie utila raspunde dinainte la intrebarile pe care colegii le-ar pune altfel pe chat, una cate una:
- data, ora de inceput si ora aproximativa de final
- adresa exacta si detalii despre parcare
- codul vestimentar, daca exista unul
- un termen pentru confirmare, de obicei 10 zile
- o intrebare despre alergii si restrictii alimentare
Confirmarile se aduna intr-un singur tabel. Numarul final ajunge la furnizorul de mancare cu cel putin 7 zile inainte. De obicei, cativa dintre cei confirmati nu mai vin, iar un organizator atent tine cont de asta cand negociaza numarul minim de portii.
Programul serii, pe ore
O seara de patru sau cinci ore are nevoie de un program simplu. Primirea dureaza 30 – 45 de minute, cu un pahar de bun venit si cateva aperitive. Urmeaza un discurs scurt al conducerii, apoi cina.
Discursurile lungi obosesc orice sala. Cinci minute ajung pentru un bilant al anului si cateva multumiri sincere. Premiile interne, daca exista, merg mai bine intre felurile de mancare decat spre sfarsit, cand atentia a scazut si oamenii vor sa danseze.
Muzica de dans porneste, de regula, dupa desert. O tombola sau un moment artistic scurt pe la ora 22 reda energia salii. Ora de final se comunica din timp, ca invitatii sa isi planifice drumul spre casa.
Ultima saptamana inainte de eveniment
Ultimele sapte zile sunt pentru confirmari, nu pentru decizii luate din mers. Organizatorul suna fiecare furnizor, verifica orele de sosire si trimite programul final tuturor celor implicati. O singura persoana din firma ramane punctul de contact, cu telefonul pornit toata seara.
In ziua petrecerii, cineva din echipa ajunge la locatie cu doua ore mai devreme. Verifica asezarea meselor, sunetul si lista de invitati de la intrare. Problemele mici se rezolva usor atunci. O masa lipsa sau un microfon care nu merge devin, dupa sosirea invitatilor, crize vizibile pentru toata sala.
O mica rezerva in buget acopera surprizele inevitabile. Poate fi un invitat neanuntat, o ora suplimentara de muzica sau un taxi pentru un coleg ramas fara transport. Asemenea costuri apar aproape la fiecare eveniment, oricat de bine ar fi planificat.
Timpul castigat din toamna
Diferenta dintre o petrecere improvizata si una linistita se vede rar in buget. Se vede in stresul echipei care organizeaza. Cand totul e rezervat din octombrie, luna decembrie ramane pentru detalii, nu pentru cautari disperate si telefoane date la zeci de locatii.
Angajatii observa aceste lucruri. O seara bine gandita, cu mancare buna si un program care curge firesc, spune ceva despre felul in care firma isi trateaza oamenii. Efectul se simte si in ianuarie, la intoarcerea la birou.
Planul de opt saptamani nu cere efort mare. Cere doar un inceput la timp si o lista tinuta la zi. Un fisier comun, cu furnizorii, sumele platite si termenele ramase, ajunge pentru o firma de 50 sau de 300 de oameni. Restul vine aproape de la sine.
