Codurile CAEN ale unei firme se iau din certificatul constatator, nu din memorie și nu din actul constitutiv. Tot de acolo se vede dacă lista este încă în Rev.2 sau deja în Rev.3. Șase pași duc de la document la lista nouă: alegerea sursei, notarea datelor, stabilirea versiunii, verificarea numerelor reutilizate, conversia și controlul de după soluționare.
Pașii urmează metoda descrisă pe actualizareonrc.ro, site-ul unui furnizor privat, ADISAF SRL, care nu aparține ONRC, și sunt gândiți pentru cei care strâng efectiv datele: contabili, asistenți manageri, antreprenori. Entitățile deja înregistrate au de actualizat obiectul de activitate până la 1 aprilie 2027, potrivit ONRC; Ministerul Economiei a comunicat data de 25 martie 2027.
Pasul 1: sursa corectă
Documentul de referință este certificatul constatator, și anume unul recent, emis după ultima mențiune înregistrată de firmă. Dacă între timp s-a schimbat ceva în obiectul de activitate, un certificat vechi nu mai reflectă registrul.
Celelalte hârtii din dosar au roluri diferite. Certificatul de înregistrare poate fi depășit. Actul constitutiv ajută la reconstituirea istoricului, dar nu arată neapărat starea de azi. Ofertele, prezentările și documentele interne nu sunt surse oficiale, oricât de îngrijit ar fi fost redactate.
Pasul 2: ce se notează din document
Patru informații se extrag din certificat, de preferat într-un tabel de lucru:
- activitatea principală, cu cod și denumire;
- toate activitățile secundare;
- activitățile asociate sediilor sau punctelor de lucru;
- data emiterii certificatului.
Denumirea se copiază împreună cu numărul, pentru că ea va fi cheia de control la pasul următor. Data emiterii se notează din același motiv pentru care se cere un certificat recent: arată la ce moment se referă lista.
Pasul 3: Rev.2 sau Rev.3
O firmă care nu a actualizat încă are în certificat coduri din vechea clasificare, în timp ce entitățile înregistrate din 1 ianuarie 2025 sunt direct în Rev.3. Când nu este limpede cu ce versiune se lucrează, numerele dau primele indicii. Potrivit calculelor site-ului, 110 numere există doar în Rev.2, de exemplu 6201, 7022 și 5610. Alte 146 există doar în Rev.3, cum sunt 6210, 7020 și 5611. Dacă în listă apare un număr din prima categorie, lista este în Rev.2.
Rămân 505 numere care există în ambele clasificări, între care 6920 și 4711. La acestea numărul nu spune nimic despre versiune, așa că se compară denumirea din certificat cu denumirile din cele două clasificări. Fișele de coduri ale site-ului, 615 pentru Rev.2 și 651 pentru Rev.3, permit această comparație.
Pasul 4: numerele reutilizate cu alt sens
Dintre numerele comune, 25 au în Rev.3 un alt înțeles decât în Rev.2. Printre ele se află 4791, 6831 și 4932; activitatea de taxi, de pildă, trece la 4933. Aici se produc erorile greu de observat: numărul pare cunoscut, este scris corect, dar desemnează altceva.
Regula de lucru este simplă și nu are excepții: conversia pornește mereu de la codul vechi, așa cum apare în certificat, și nu de la un număr căutat direct în noua clasificare.
Pasul 5: conversia cu uneltele site-ului
Codurile notate se lipesc în convertorul Rev.2 → Rev.3, care acceptă și forma cu punct, de tipul 62.01, și arată pentru fiecare cod dacă este păstrat, recodificat, comasat sau împărțit. Urmează auditul de coduri, rulat după alegerea tipului de entitate. Comparatorul, care pune alături între două și patru coduri, ajută la codurile împărțite, iar căutarea după activitate este utilă pentru ceea ce firma face, dar nu apare în certificat. Toate aceste unelte lucrează direct în browser, pe date INSSE, fără cont de utilizator.
Site-ul dă un exemplu ipotetic. Un SRL are 6201 ca activitate principală și 6202, 6203, 7022, 4791, 5610 și 8299 ca activități secundare. Patru dintre coduri devin trei clase: 6210, 6220 și 7020, fiindcă 6202 și 6203 se comasează. Celelalte trei, 4791, 5610 și 8299, sunt coduri împărțite și au împreună 43 de variante de analizat. Lista scurtă din certificat ascunde, așadar, o muncă de triere pe care numai cineva care cunoaște firma o poate face.
Rezultatul conversiei este o listă de lucru, nu cererea însăși. La actualizarea exclusivă, formularul cere doar activitatea principală, cu clasa și denumirea din Rev.3: Anexa 2a, secțiunea V, punctul 8, pentru societăți, respectiv Anexa 2b, secțiunea VII, punctul 1, pentru PFA, II și IF. Alegerea, adăugarea sau eliminarea de coduri poate însemna modificarea obiectului de activitate, lucru de lămurit înainte de depunere. Metoda completă, cu explicații pentru fiecare categorie de numere, se află în articolul despre codurile CAEN din certificatul constatator.
Pasul 6: controlul de după soluționare
După ce registrul soluționează cererea, documentele noi se compară cu lista pregătită. Se verifică numărul și denumirea activității principale, apoi restul informațiilor notate la pasul 2. Dovada depunerii se păstrează alături de tabel.
Ultima sarcină este una de birou, ușor de uitat: codurile apar și în alte locuri decât registrul. Ofertele-tip, prezentările firmei și profilurile online în care figurează vechile coduri se actualizează, pentru ca partenerii să nu găsească două versiuni ale aceleiași firme.
Ce rămâne în sarcina firmei
Citirea certificatului este partea mecanică. Decizia asupra variantelor de la codurile împărțite și asupra activității principale cere cunoașterea afacerii, iar autorizările se verifică separat, pe caen.onrc.ro și la autoritatea emitentă. Convertorul și auditul de pe actualizareonrc.ro nu înlocuiesc verificarea la ONRC.
Cine preferă să nu facă singur drumul găsește pe actualizareonrc.ro serviciile de actualizare pentru societăți și pentru PFA, II și IF, prestate online. ADISAF are rol administrativ și de coordonare, iar documentația juridică este elaborată și asumată de un cabinet de avocat colaborator. În ambele variante, totul pornește de la același tabel cu patru rubrici, completat corect din certificat.
