Pe lucrarile mari exista cineva care face doar asta. Pe casele individuale si pe renovari, rolul ramane de obicei nedefinit, iar materialele se comanda cand isi aminteste cineva. De acolo pornesc jumatate din intarzierile unui santier mic.
Intrebarea nu e cine plateste, ci cine urmareste. Sunt doua lucruri diferite, iar confuzia dintre ele costa timp.
Cel care urmareste trebuie sa stie ce se consuma si cand. Daca pe placa urmeaza plasa sudata de 8, ea trebuie sa fie pe santier inainte ca echipa sa termine cofrajul, nu in ziua in care se cere.
Lista care rezolva aproape tot
Un tabel simplu, tinut la zi, schimba complet felul in care merge un santier. Nu trebuie sa fie complicat.
Acolo se trec si diametrele si dimensiunile exacte, pentru ca astea se uita primele. La o comanda de fier fasonat, de exemplu, conteaza nu doar cantitatea, ci si forma pieselor, iar ele se reiau si la comenzile urmatoare.
Pe tabel se trece ce s-a comandat, ce a ajuns, ce s-a consumat si ce a mai ramas. Cu el in fata, intrebarea despre urmatoarea comanda are raspuns in cateva secunde.
Erorile cele mai costisitoare
Prima e comanda dublata. Doi oameni comanda acelasi lucru pentru ca niciunul nu stie ce a facut celalalt. La un palet caramida in plus nu se intampla nimic grav, dar la cantitati mari devine o problema reala.
A doua e comanda uitata. Echipa ajunge la etapa urmatoare si descopera ca nu are cu ce lucra.
A treia, cea mai frecventa, e comanda facuta pe cantitati aproximative, fara verificare. Si una, si alta se evita cu aceeasi masura simpla: o singura persoana care raspunde de materiale si o lista pe care o vede toata lumea.
Trei strategii pentru gestionarea comenzilor
De prima se ocupa executantul. E varianta cea mai comoda pentru beneficiar si cea mai rapida, pentru ca omul stie exact ce ii trebuie si cand.
De a doua varianta se ocupa beneficiarul. Are control pe costuri si pe calitate, dar presupune timp si prezenta.
A treia, cea mai frecventa: se ocupa amandoi, fara sa fie stabilit cine ce face. E si varianta care creeaza cele mai multe probleme.
Ce trebuie stabilit de la inceput, indiferent de varianta aleasa:
- cine face lista de cantitati
- cine cere ofertele
- cine plaseaza comanda
- cine primeste si semneaza la livrare
- cine tine evidenta a ce s-a consumat
Pot fi persoane diferite, cu conditia ca fiecare sa stie ce ii revine.
Cand se ocupa executantul
Avantajul e ca materialul ajunge la timp si in cantitatea potrivita. Omul care construieste stie cel mai bine ce consuma.
Ce merita clarificat de la inceput e cum se factureaza. Unii executanti livreaza materialul cu un adaos, altii doar intermediaza comanda pe numele beneficiarului.
A doua discutie e despre alegeri. Un executant obisnuit cu anumite produse le va propune pe acelea, ceea ce de obicei e in regula, dar beneficiarul are dreptul sa intrebe de ce.
Cand se ocupa direct beneficiarul de materiale
Varianta asta cere mai mult timp decat crede lumea. Nu e vorba doar de comenzi, ci de prezenta la livrari si de urmarirea stocului.
Ce trebuie sa faca efectiv:
- sa ceara executantului lista pentru etapa urmatoare
- sa compare doua sau trei oferte
- sa comande cu cateva zile inainte de nevoie
- sa fie prezent la descarcare
- sa anunte executantul ce si cand a ajuns
Ultimul punct se uita cel mai des. Un material ajuns fara ca echipa sa stie ramane neatins cateva zile, iar lucrarea asteapta degeaba.
Ce se intampla la schimbarea echipei
Pe lucrarile mai lungi, echipa se poate schimba. E momentul in care lipsa evidentei se vede imediat.
Noua echipa nu stie ce exista in curte si ce s-a consumat. Daca nu exista lista, se face inventar, iar asta ia o zi intreaga.
Daca lista exista, predarea se face in jumatate de ora. E singurul moment in care efortul de a tine evidenta se vede clar, dar atunci se vede tot.
