Intr-o firma, problemele nu apar mereu din lipsa de oameni sau de resurse. Uneori, activitatea este incetinita de felul in care departamentele comunica intre ele. O comanda poate astepta o confirmare, un document poate ramane neverificat, iar o solicitare poate fi transmisa prea tarziu.
Aceste situatii devin mai vizibile atunci cand compania incepe sa aiba mai multi clienti si mai multe proiecte. Un proces care mergea bine cu o echipa mica poate deveni greu de controlat dupa extindere. Fiecare etapa depinde de alta, iar o intarziere mica poate afecta intregul flux.
Solutii precum New PEAKS Romania pot fi luate in calcul de firmele care vor sa inteleaga mai bine unde apar aceste blocaje. Un sistem integrat poate oferi o imagine mai clara asupra etapelor parcurse si poate ajuta la urmarirea activitatilor care asteapta o actiune din partea altui departament. In plus, identificarea rapida a acestor blocaje permite ajustarea imediata a fluxului de lucru si cresterea productivitatii generale a echipei.
Urmarirea traseului unei activitati
O activitate poate trece prin mai multe persoane inainte sa fie finalizata. De exemplu, o solicitare poate porni de la vanzari, poate ajunge la aprovizionare si apoi la contabilitate. Daca una dintre aceste etape ramane in urma, urmatoarele persoane nu isi pot continua munca.
Un soft ERP poate face mai vizibil acest traseu. In loc ca angajatii sa intrebe constant unde se afla o solicitare, informatiile pot fi urmarite in functie de etapa in care se afla. Acest lucru poate fi util mai ales atunci cand firma gestioneaza multe operatiuni simultan. Transparenta oferita de un astfel de sistem reduce timpul pierdut cu verificari manuale si previne blocajele in fluxul de lucru.
Un astfel de flux poate arata, de exemplu, astfel:
- solicitarea este introdusa de persoana responsabila
- datele sunt verificate de departamentul implicat
- activitatea este transmisa catre urmatoarea etapa
- persoana responsabila confirma actiunea
- operatiunea este marcata ca finalizata
Cauzele ascunse ale intarzierilor
Unele blocaje sunt usor de observat. O comanda poate fi amanata din cauza lipsei unui produs, iar un document poate astepta o semnatura. Exista insa si situatii mai greu de identificat, cand activitatea incetineste deoarece responsabilitatea nu este suficient de clara.
Atunci cand aceeasi sarcina trece intre mai multe persoane, poate deveni neclar cine trebuie sa faca urmatorul pas. Fiecare asteapta o confirmare, iar timpul trece. O organizare mai clara poate arata cine primeste activitatea, ce trebuie facut si cand poate fi considerata etapa finalizata. Nu toate problemele trebuie rezolvate prin angajarea unei persoane noi. Uneori, cauza este un proces prost stabilit. Daca firma intelege exact unde apare blocajul, poate modifica procedura fara sa adauge costuri inutile.
Pentru identificarea acestor probleme pot fi urmarite:
- activitatile care asteapta prea mult timp
- solicitarile trimise de mai multe ori
- documentele care necesita verificari repetate
- operatiunile care se intorc la departamentul anterior
- etapele in care apar cel mai des intarzieri
Informatii care raman disponibile in companie
O problema frecventa apare atunci cand anumite informatii sunt cunoscute doar de o singura persoana. Daca acel angajat lipseste, colegii pot intampina dificultati in continuarea activitatii. Situatia devine si mai complicata atunci cand informatia nu este notata nicaieri.
Un sistem integrat poate pastra istoricul unei activitati si poate face informatiile disponibile persoanelor autorizate. Astfel, un coleg poate vedea ce s-a facut deja si ce mai trebuie realizat. Firma devine mai putin dependenta de memoria sau disponibilitatea unei singure persoane. Aceasta organizare este importanta mai ales in perioadele aglomerate. Daca un angajat intra in concediu sau se ocupa temporar de alta sarcina, activitatea nu trebuie sa se opreasca. Un alt coleg poate prelua mai usor situatia atunci cand informatiile sunt disponibile.
Pentru continuitatea activitatii, pot fi utile:
- pastrarea istoricului fiecarei solicitari
- notarea modificarilor importante
- stabilirea responsabililor pentru fiecare etapa
- accesul controlat la documentele necesare
- urmarirea activitatilor ramase in asteptare
O activitate mai usor de controlat
Un proces bun nu inseamna neaparat ca fiecare etapa trebuie facuta mai repede. Uneori, cel mai important este ca fiecare persoana sa stie ce are de facut si cand trebuie sa intervina. Claritatea poate elimina multe intarzieri care apar din simple neintelegeri.
Pentru o firma aflata in crestere, aceasta diferenta devine importanta. Cu cat exista mai multe persoane implicate intr-o activitate, cu atat creste nevoia unor reguli clare. Un sistem organizat poate sustine aceste reguli si poate face mai usor de urmarit ceea ce se intampla.
Identificarea blocajelor dintre departamente poate ajuta si la o mai buna colaborare. Cand problemele sunt vizibile, discutiile se pot concentra pe cauze si solutii, nu pe presupuneri. Astfel, departamentele pot intelege mai bine cum influenteaza munca lor rezultatele celorlalti. Pe termen lung, o firma nu are nevoie doar de mai multe instrumente, ci de procese care functioneaza coerent. Atunci cand fiecare etapa este legata de urmatoarea, activitatea devine mai usor de urmarit, iar problemele pot fi descoperite inainte sa afecteze clientul.
